聞き手の心を動かすプレゼン資料の作り方３ステップ
20〜30代の若手ビジネスマンの皆さまこんにちは。KURUMAです。
この記事では、
●営業でお客さんにプレゼンをする人
●企画職で新プロジェクト案の承認を上司にもらう人
などを対象にした、プレゼンスキル上達方法を解説します。
社内に既にある資料を使って営業をしているけど、あまり目に見えた成果が上がらない。とか、企画職の方で自分の社内プレゼンがあまり社内稟議を通せないような方は、「相手の心を動かせるプレゼン資料」を自分の力で作れるスキルを磨くとメリットがたくさんあります。
「相手の心を動かすなんで抽象的で、なんだか難しそう」と感じる人もいるかもしれませんが、実はたった３つのステップを実行することで結構簡単に作れてしまいます。
この記事を最後まで読めば、
・相手が確実に納得するプレゼン資料の作成
・ハイレベルな営業や、社内コミュニケーション
を実現できるようになります。
つまり、これらのスキルを持つと、結果的に
・営業成績がアップする
・社内での信頼を勝ち取り、昇進や収入アップにつながる
といったメリットがあります。ぜひ参考にしてみていただけると幸いです。
では具体的な手法を3つのSTEPで解説します。
もくじ
＜STEP 1＞現状分析から強みと課題を明確にする
・ターゲット定義
現状分析に当たってまず最初に始めることはターゲットの定義です。プレゼン相手のビジネスがどんな人々をターゲットにしているのかをできるだけ深掘りします。
ターゲット設定は年齢や性別、居住地域など、人物の属性だけにフォーカスを当ててしまう人が多いですが、それらの人々がどんな生活環境で何に悩んでいるのかなど「見えない部分」にもしっかり焦点を当てましょう。
属性よりもターゲットとなる人々が持つ課題を深掘りすることの方が重要です。
後者を深堀りしていくと、ターゲット像が具体的になっていき、やがて象徴的な一人の人物像が出来上がります。ここまで掘り下げると今まで見えていなかったターゲットの潜在的な課題が浮かび上がってくる時もあります。
これをマーケティング業界ではペルソナ設定と呼びます。
・市場背景と競合の動き
ターゲットを定義したあとは、自分以外にも同じターゲットを相手にそれらの課題を解決できる競合(企業や個人)が、どのようにしてそれらの課題を解決しているのかを調べましょう。
競合調査は大規模に行う場合は、大規模アンケート調査を行ったり、調査会社に依頼することが多いです。
あまり予算をかけられない場合は、ベンチマークしている会社のWebサイトなどから、どのような訴求を行っているのかを並べてみましょう。あまり深い情報は入ってこないかもしれませんが、まったくやらない時と比べてもある程度の仮説は立てられるかと思います。
・自社(自分)の強みと弱み
ターゲットの課題に対して、自社(自分)の製品・サービス・スキルで解決できる点をあげましょう。そして、競合するライバルと比較して、自社(自分)が秀でているポイントを洗い出しましょう。
逆に他社(ライバル)に比べて、劣っているポイントもしっかり把握しておく必要があります。
劣っている訳ではないけど、特に秀でている部分もない場合も一つの弱みとして認識しておいた方が良いと思います。
この場合は、自社(自分)が提供する価値の改善を行い、ライバルを凌駕する強みを何かしら作るべきです。
競合と比較して秀でている部分は自社の強みなので積極的にターゲットにアプローチできますし、逆に劣っている部分は商品やサービスの課題として積極的に改善することができます。
ちなみに上記のような顧客(Customer)・競合(Competitor)・自社(Company)の３軸から現状分析を行うことは３C分析と呼ばれ、広く活用されている分析手法です。
プレゼン資料以外にも活用できるシーンが多いのでぜひ使ってみてください。
そしてこの記事では、実際に僕がサラリーマン時代から使い続けているフォーマットを公開しています。
現状分析まとめ用スプレッドシート(別タブで開きます)
こちらの資料はダウンロードしたりコピーしたりして自由にご活用いただければと思います。
かなりシンプルに作っているので、ケースバイケースでアレンジしていただいて結構です。
＜STEP2＞ プレゼン目的の明確化
ステップ１でターゲットや競合、自社の強みと弱みを洗い出し、現状をしっかり把握できたら、次は目的（ゴール地点）を明確にしましょう。
・営業資料ならクライアントに発注をしてもらうこと
・社内向け提案資料なら上司や社長の決裁を得ること
など、プレゼン目的はシーンによって千差万別ですが、設定したゴールによって、訴求の内容も順序も変わってきます。
営業資料なら、競合より自社の製品・サービスが優っている点をアピールする必要があるので、他社との差別化ポイントに重きをおいたプレゼンテーションになると思います。
社内で自分の企画を上司に承認してもらうためのプレゼン資料なら、自分の提案が会社にとって具体的にどれくらいメリットがあるのかをアピールすべきです。
＜STEP3＞ TODOを導き出してプレゼン資料を作る
現状分析と目的(ゴール)が見えてきたら、その間に何をすべきか見えてきますね。それこそがプレゼン相手にしっかり訴求するべきこと、つまりTODOです。
目的達成のために今何をすべきなのか、TODOを相手に理解してもらった上で、営業シーンであれば自社の製品やサービスを導入することが聞き手にとって最適なTODOであることを伝え、社内プレゼンであれば、自分のアイディアを導入することが最適解であることを示せる資料に作り上げます。
ここで重要となるのは以下の3点です。
・聞き手に対して全体像を把握させること
・「なぜ」が明確であること
・「未来」がイメージできること
聞き手が知りたいのは、提案内容が最適である根拠と、施策を実行した後の未来像です。
ビジネスにおいては、
・いくらの費用でどれくらいの投資効果が出るのか？
・それらの効果がなぜ出るのか？
・効果が現れるまでにどれくらいの時間を要するのか？
を重要視するためです。
具体的に内容例を目次化してみました。
1.表紙
2.目次
3.背景と目的
4.現状分析結果
5.打ち手の洗い出し
6.打ち手の評価
7.打ち手の選択
8.費用対効果のシミュレーション
9.スケジュール感
10.その他補足情報など
作成時のポイントなどを含めて、プレゼン資料の構成フォーマットをスプレッドシートにまとめているので、こちらも参照してみてください。
プレゼン資料の構成フォーマット(別タブで開きます)
まとめ
今回は、「相手の心を動かす」プレゼン資料の作り方を３つのステップで解説しましたが、いかがだったでしょうか？
いざ、プレゼンや提案となると、いきなりパワーポイントを開いて資料を作り始める人も結構いますが、今回の記事に従って、事前にプレゼン内容を整理してから資料作成に着手した方が圧倒的に相手の心を動かす内容になります。
そしてこのスキルを得ることは、”プレゼン資料作成のスキルが上がる=資料の作成が上手になる”という事ではありません。
相手の心を動かすための考え方や、どんな場面においてもコミュニケーションを円滑にするスキル全般を身につける
という本質的な意味合いをもちます。
このスキルが上がれば、社内の評価があがるだけではなく、 将来転職する時の面接や、副業、フリーランスの営業なども一層やりやすくなるでしょう。ブログ運用している方にとってはライティングにも応用ができるようなり、だれにとっても大きなメリットがあります。
今回の記事には、みなさんがすぐに挑戦できるように、現状分析とプレゼン構成をまとめるためのフォーマットも公開しています。
ぜひ明日のお仕事からチャレンジしてみてください。
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